Franc Muller – Avocat droit du travail, Paris
Principe de remboursement des frais professionnels exposés par le salarié
A l’heure où l’esprit vagabonde davantage vers les plages ensoleillées que vers l’écran de l’ordinateur, le temps est venu, moins prosaïquement, d’effectuer un bref rappel du régime applicable au remboursement des frais engagés par les salariés à l’occasion de leur activité professionnelle, à l’aune de la jurisprudence la plus récente.
Nombreux sont ceux, en effet, dont la fonction requiert l’engagement de frais à l’occasion de déplacements, d’hébergement, de repas… d’ordre professionnel.
Le Code du travail ne traite pas de ce sujet, et il est donc revenu à la pratique d’instaurer des règles, sous le contrôle du juge.
Le remboursement des frais professionnels se fait usuellement de deux manières, soit au « réel », sur présentation par le salarié des justificatifs des frais qu’il a engagés, soit de façon forfaitaire, l’intéressé bénéficiant d’une certaine somme, prévue dans le contrat de travail ou ses annexes, destinée à couvrir l’ensemble des frais qu’il est susceptible d’exposer sur une période convenue.
De longue date, la Cour de cassation a jugé que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur, doivent être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due à moins qu’il n’ait été contractuellement prévu qu’il en conserverait la charge moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire (Cass. soc 7 mars 2012 n° 10-18118).
Ainsi, le salarié ayant engagé des frais pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, doit en être remboursé, sans réduction de sa rémunération, sauf si son contrat de travail a prévu qu’il lui soit octroyé une somme forfaitaire ayant vocation à couvrir ses frais.
S’agissant particulièrement des forfaits, la Cour de cassation vient d’apporter une précision très utile sur l’appréciation du montant auquel ils doivent correspondre (Cass. soc 20 juin 2013 n° 11-19663).
Illustration par l’exemple :
En l’occurrence, un salarié exerçant une fonction commerciale, était amené à se déplacer dans une zone de prospection étendue, son contrat de travail mettait en outre à sa charge un nombre précis de rendez-vous à assurer.
L’intéressé se voyait allouer un forfait par son employeur, dont le montant s’avérait structurellement insuffisant, et ne représentant en moyenne que le tiers des frais qu’il engageait réellement.
Les Juges ont considéré que la somme forfaitaire était manifestement disproportionnée et que le salarié devait être remboursé des frais qu’il avait réellement exposés.
Ils ont de la sorte introduit, pour la première fois, l’exigence d’une proportionnalité entre le montant du forfait relatif aux frais professionnels dont un salarié bénéficie, et celui des dépenses qu’il effectue réellement, dans le cadre de son activité professionnelle.
Solution de bon sens, qui laisse en outre à penser que l’évaluation forfaitaire qui a été faite initialement, soit revue à la hausse si elle ne correspond pas au montant réel des frais engagés par le salarié, afin qu’il ne lui en coûte pas, au sens propre.
